Ziele:
- Durchführung sämtlicher verwaltungstechnischer und kaufmännischer Arbeiten zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Sicherstellung eines reibungslosen, termingerechten und wirtschaftlichen Ablaufes unter besonderer Wahrung der Vertraulichkeit.
- Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sowie vertraglicher Vereinbarungen bei allen Tätigkeiten.
- Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit, der Sicherheit und des Umweltschutzes bei allen Tätigkeiten.
- Handlung gemäß den BELKAW Unternehmenswerten.
Aufgaben / Tätigkeiten:
- Erledigt die Korrespondenz der Geschäftsführung, d.h. priorisieren, filtern, verteilen und in Teilen eigenständig bearbeiten.
- Erledigt alle Schreibaufgaben selbständig.
- Erstellt und führt Statistiken nach Absprache.
- Führt und überwacht die Terminplanung sowie Terminabsprachen für die Geschäftsführung.
- Führt die Terminverfolgung von Vorgängen, die nicht im Sekretariat bearbeitet werden, durch.
- Führt und verwaltet die Wiedervorlage unter Beachtung der angewiesenen Wiedervorlagefristen.
- Führt die Ablage in einem strukturierten Ablagesystem online und digital durch.
- Bereitet Entscheidungsgrundlagen vor, mit folgenden Tätigkeiten:
o Einholung von Auskünften und Informationen
o Zusammenstellen der Informationen
o Auswerten und Gegenüberstellen von Varianten
- Bereitet Besprechungen (u. a. Gremiensitzungen, Aufsichtsratssitzungen) vor, mit folgenden Tätigkeiten:
o Einladung und Raumreservierung
o Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen
o Vor- und Nachbereitung von Sitzungsunterlagen
o Betreuung von Kunden und Gästen
- Führt die Übersicht zur Urlaubsplanung der BELKAW Führungskräfte.
- Plant und bereitet Dienstreisen für die BELKAW Führungskräfte vor und erledigt die Reisekostenabrechnung.
- Informiert die Mitarbeiter des Bereiches über innerbetriebliche Regelungen und koordiniert diverse Termine und überwacht deren Einhaltung.
- Aktualisiert die, in Papierversion vorhandenen, Organisationshandbücher der BELKAW entsprechend der zur Verfügung gestellten Aktualisierungslieferungen.
- Wendet die Inhalte fachlicher Einweisungen, Unterweisungen und Schulungen an und beachtet die Neuerungen und Änderungen gesetzlicher und technischer Bestimmungen, über die sie informiert wurde.
- Verantwortet und organisiert Inhouse Veranstaltungen der BELKAW in Rücksprache mit der Abteilung Marketing und Kommunikation
- Verantwortet und koordiniert das BELKAW Event Ticketing: Pflege der verfügbaren Tickets sowie der Gästedaten unter Beachtung der Compliance-Richtlinien.
- Informiert den Vorgesetzten über das Geschehen im Aufgabengebiet insbesondere über außergewöhnliche Vorkommnisse.
- Erstellt Präsentationen mit gängiger Software
Fachkenntnisse / sonstige Fähigkeiten:
- Berufserfahrung: in vergleichbarer Funktion, nachweisliche Kompetenz in der professionellen Organisation, Priorisierung und Koordination anspruchsvoller administrativer und strategischer Aufgaben
- Vorausschauendes eigenverantwortliches Handeln: Potenzielle Herausforderungen frühzeitig erkennen und proaktiv eigeninitiativ Lösungen entwickeln.
- Absolute Zuverlässigkeit und Diskretion: Sicherer loyaler Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Daten.
- Ausgeprägtes Organisationstalent: Mehrere Aufgaben parallel strukturieren und effizient koordinieren.
- Hohe Belastbarkeit: Auch in dynamischen oder hektischen Situationen den Überblick behalten und souverän agieren.
- Digitale Kompetenz: Sicherer, moderner Umgang mit digitalen Tools, Daten und Medien.
- Soziale Kompetenz: Zuverlässiger, teamfähiger Charakter mit Durchsetzungsvermögen.
- Sicheres Auftreten: Selbstbewusste und freundliche Persönlichkeit mit einem gesunden Maß an Kommunikationsfähigkeit.
- Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse wünschenswert.